In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie mit dem jur|nodes Word-AddIn auf einfache Weise neue Dokumente zu einer Akte erstellen können. Es gibt zwei Ausgangspunkte, von denen aus Sie mit der Dokumentenerstellung starten können:
- Aus der Akte heraus
- Aus Microsoft-Word
1. Word-Dokument aus der Akte heraus erstellen
Starten Sie im Aktenbeteiligten-Panel: Wählen Sie den Aktenbeteiligten aus, der Adressat des Dokuments sein soll. Klicken Sie mit rechtem Mouseklick auf den Namen.
In der Navigation können Sie zwischen folgenden drei Optionen auswählen, um ein Dokument zu erzeugen:
Neu aus Vorlage:
Über diesen Weg gelangen Sie direkt zur Übersicht der existierenden Dokumentenvorlagen. Wählen Sie die passende Vorlage aus. Im nächsten Schritt können Sie einzelne Textbausteine abwählen und dadurch nochmal individuelle Anpassungen für das Dokument vornehmen.
Neu aus Briefkopf:
Es öffnet sich ein leeres Dokument mit Ihrem integrierten Briefkopf. Sollten Sie mehrere Briefköpfe hinterlegt haben, wählen Sie in einem Zwischenschritten den passenden aus.
Word öffnen (leeres Dokument):
Es öffnet sich ein ganz leeres Word-Dokument.
1.1 Dokument aus Vorlage erstellen
Der präferierte Weg führt über die Option „Neu aus Vorlage“. Hierüber können Sie direkt im Browser auf Ihre Dokumentenvorlagen zugreifen und diese anhand des Rechtsgebiets auswählen.
Wenn Sie Ihre Vorlage ausgewählt haben, können Sie in den Einstellungen auf der folgenden Seite direkt die benötigten Textbausteine Ihrer Vorlage ab- oder anwählen, sowie allgemeine Einstellungen der Vorlage bearbeiten, wie z.B. auf welchen Briefkopf das Dokument erstellen werden soll, welche Versandart ausgewiesen werden soll, sowie die Layout-Darstellung von das Rechnungsbaustein, Zeiterfassung oder Forderungskonto.
Textbausteine an- oder abwählen können Sie über die grünen Leisten links an den Bausteinen: grau = der Textbaustein wird nicht berücksichtig, grün = der Baustein findet Verwendung im Dokument.
In dem Bereich Adressat, können Sie den konkreten Ansprechpartner auswählen. Wenn Sie z. B. eine Behörde oder einen Unternehmenskontakt anschreiben wollen, und diesem Kontakte per Beziehung Mitarbeiter oder Gesellschafter zugeordnet sind, kann aus diesen Kontakten hier ausgewählt werden. Der Ansprechpartner erscheint dann in der zweiten Adresszeile der Briefanschrift und als Adressat in der Briefanrede.
Klicken Sie anschließend auf In Word erzeugen, so öffnet sich das erstellte Dokument in Microsoft Word und Sie können es hierüber weiter bearbeiten oder von dort aus ablegen.
Entscheiden Sie sich hingegen, direkt auf Erzeugen zu klicken, so erhalten Sie Ihr Dokument direkt als Vorschau im Browser und können es von hier aus direkt zur Akte abspeichern:
1.2 Dokument aus Briefkopf erstellen
Mit dieser Option „Neu auf Briefkopf“ öffnet sich die Option, ein neues Dokument zunächst ohne vorgefertigten Inhalt nur auf Basis des ausgewählten Briefkopfs zu erstellen.
Über den Button „Speichern & Öffnen“ öffnet sich Ihre lokale Word-Instanz mit einer leeren Datei samt Briefkopf:
1.3 Aus leerer Word-Datei ein Dokument erstellen
Sie können auch ein komplett leeres Dokument aufrufen, um einen Schriftsatz für eine Akte zu erstellen. Es öffnet sich über „Word öffnen (leeres Dokument)“ Ihre lokale Word-Instanz. Sie können den Inhalt des Dokuments dann in Word mithilfe des Word-AddIns erstellen. Die Anleitung hierzu finden Sie im nun folgenden Kapitel 2.
2. Dokument aus Microsoft Word heraus erstellen
Voraussetzung dafür, dass Sie direkt aus Word heraus ein Dokument erstellen und zur betreffenden Akte speichern können, ist, dass die aktuellste Version des Verwaltungsdiensts auf Ihrem Windows-Gerät installiert ist.
Öffnen Sie ein leeres Dokument in Word auf Ihrem Rechner oder klicken Sie aus jur|nodes heraus auf die Option „Word öffnen (leeres Dokument)“.Klicken Sie auf den Reiter oben links namens „jur|nodes-Dokumente“. Hier befindet sich das sogenannte Word-AddIn mit allen zugehörigen Funktionen.
- Aktenschnellsuche:
Wählen Sie per Eingabe des Aktenzeichens die Akte aus, für die Sie ein Dokument erstellen wollen.
2. Verfahrensbeteiligter:
Wählen Sie jetzt den Kontakt aus, der Empfänger des Schriftstücks werden soll.
- Vorlage auswählen:
Suchen Sie nun die Dokumentenvorlage heraus, die Sie nutzen möchten.
4. Dokument fertigstellen
In dem nun erscheinenden Dokument können Sie noch händische Änderungen oder Ergänzungen vornehmen.
5. Dokument in jur|nodes zur Akte speichern
Um das fertige Dokument im Dateisystem der entsprechenden Akte in jur|nodes abzuspeichern, klicken Sie auf die violette Speicherdiskette in der Taskleiste des Word-AddIns.
Eine weiterführende Erläuterung zum Speichern von Dateien finden Sie in folgendem Artikel: Schnelles Speichern von Dokumenten in Akten.
