In diesem Artikel erhalten Sie einen Überblick über die grundsätzliche Gliederung und Strukturierung von To-Do’s innerhalb von jur|nodes. Da sich diese Gliederung in der Navigation von jur|nodes widerspiegelt, ist es sehr wichtig, diese zu verinnerlichen.
1. Einführung
jur|nodes orientiert sich in der Gliederung von To-Do’s an modernen Projektmanagement-Tools. Mit diesem modernen Weg der Einteilung des Aufgabenmanagement lassen sich sehr viele Aufgaben mit vielen Benutzern gut und einfach managen. Unter dem Begriff To-Do’s werden in jur|nodes vier unterschiedliche Typen gefasst:
- Termine
- Aufgaben
- Fristen
- Wiedervorlagen
2. Termine
Termine sind immer Tages- oder Uhrzeitenbezogen und werden im Kalender dargestellt. Dieser Funktionsbereich ist besonders geeignet für Besprechungstermine, Gerichtstermine und Telefontermine.
Jeder Benutzer von jur|nodes erhält automatisch einen eigenen Kalender. Zudem können Gruppenkalender für mehrere Benutzer erstellt werden. Dies bietet sich beispielsweise für die Urlaubs- und Raumplanung an.
3. Aufgaben
Eine Aufgabe liegt in einem Aufgabenordner. Jeder Benutzer hat einen persönlichen Aufgabenordner, mit dem man sinnvollerweise Wiedervorlagen anlegen kann.
Auch für Aufgaben können Gruppenordner, wie auch bei den Kalendern erstellt werden. Mit Hilfe dieser Gruppen-Ordnern können Aufgaben nach Abteilungen oder Dezernaten gegliedert werden, sodass gezielt alle Mitarbeiter der Gruppe Zugriff auf die jeweiligen Aufgaben erhalten. jur|nodes bietet außerdem die Möglichkeit, Aufgaben-Vorlagen zu erstellen, um wiederkehrende Aufgaben zu beschleunigen und zu erleichtern.
Die Einstellungen zur Verwaltung dieser Möglichkeiten finden Sie im Bereich: „Verwaltung“ > „Aufgaben“. Eine Hilfestellung dazu finden Sie unter folgendem Artikel: Aufgabenverwaltung.
4. Fristen
Der Unterschied zwischen Aufgaben und Fristen liegt darin, dass Fristen entsprechend den Vorgaben der BRAK zur ordnungsgemäßen Fristführung in Kanzleien in jur|nodes über das sog. Digitale-Fristenbuch verwaltet werden müssen. Hierbei erfolgen alle relevanten Vorgänge immer nach dem 4-Augen Prinzip sodass eine Frist erhalten bleibt bis in einem zweiten Schritt über das Digitale-Fristenbuch die Frist-Verschiebung oder -Erledigung bestätigt wurde. Weiterhin besteht die Möglichkeit zum täglichen Export der Fristen zur Einhaltung der Vorgaben.
Weitere Informationen zu Fristen in jur|nodes finden Sie unter: Fristen erstellen und erledigen
5. Wiedervorlagen
Der To-Do-Typ Wiedervorlagen ermöglicht es Ihnen, dass Sie an ein To Do systematisch erinnert werden und somit keine, derzeit nicht pressierende, Aufgabe vom Schirm rutscht.
6. Überblick To-Do-Typen
Folgende Tabelle verdeutlicht die Unterschiede und Gemeinsamkeiten der verschiedenen To-Do-Typen:
| Aufgaben | Fristen | Wiedervorlage | |
| Status | 1. offen 2. in Bearbeitung 3. erledigt | 1. offen 2. Vorfrist erledigt 3. HF Streichung angefordert + VF gestrichen 4. gestrichten (HF und VF) | 1. offen 2. Erinnerungen erledigt 3. erledigt |
| Fällig-keit | Ein konkretes Datum | – eine Hauptfrist – ein oder mehrere Vorfristen | – eine Hauptfälligkeit – eine oder mehrere Erinnerungen |
| Start | ab heute | Fristbeginn | ab heute |
| Kon-trolle | – | 4-Augen-Prinzip | – |
| Kategorie | Gruppen | – | Gruppen |