Dieser Artikel erläutert, wie Sie

• DOCX-Bausteine mit Variablen erstellen können, auch, wenn Sie kein Word-AddIn nutzen (z. B. Mac-User)
• sämtliche in HTML zur Verfügung stehende Variablen auch in einem DOCX-Baustein nutzen können

1. Leere Word-Datei öffnen

Öffnen Sie eine leere Word-Datei (.docx).

2. Variablen-Feld einfügen

Mithilfe von sogenannten „Feldern“ können Sie Variablen einbetten, die dann bei der Dokumentenerstellung auf jur|nodes zugreifen und an dieser Stelle die entsprechende Information in den Textbaustein eintragen.

Um ein solches Feld zu erstellen, klicken Sie in Word im Menüband auf „Einfügen“ und dann auf „Schnellbausteine“ und die Option „Feld“.

Es erscheint dann dieses Fenster; bestätigen Sie hier mit Klick auf „OK“.

Es wird dann ein sogenanntes Feld (Klammer mit Befehlsinhalt) eingefügt. Löschen Sie manuell den Inhalt des Felds (hier in rot markiert), sodass nur die geschweiften Klammern bestehen bleiben.

Zwischen die beiden Klammern kann nun händisch eine jur|nodes-Variable eingefügt werden:

Wichtig ist, dass nach der Klammer immer ein Leerzeichen folgt, dann das Kürzel „jn“ gefolgt von einem weiteren Leerzeichen. Dann wird die Variable eingefügt und am Ende nochmals ein Leerzeichen eingefügt, bevor das Feld mit der geschweiften Klammer abschließt.

3. Felder erstellen auf Mac

Fügen Sie ein leeres Feld mit der Tastenkombination command + F9 ein.
Schalten Sie mit der Tastenkombination option + F9 zwischen der Bearbeitung und Vorschau der Feldfunktionen um.

Sollten Sie auf einem MacBook arbeiten, so müssen Sie – je nach Konfiguration – gleichzeitig die fn-Taste gedrückt halten.

4. jur|nodes-Variablen generieren

Nun ist die Frage: Woher erhalten Sie die Info, wie genau der passende Platzhalter aussehen muss? Ganz einfach: Die jur|nodes-Variablen basieren auf den HTML-Platzhaltern, die Sie z. B. für E-Mail-Vorlagen in jur|nodes nutzen. Verfahren Sie also wie folgt:

1. Gehen Sie links in den Bereich „Verwaltung“ in der Hauptnavigation von jur|nodes.

2. Wählen Sie dort den Menüpunkt „Dokumente“.

3. Klicken Sie auf den Reiter „Textbausteine“.

4. Klicken Sie auf den grünen Button „+ Neu“.

5. Wählen Sie HTML-Vorlage aus und klicken Sie auf „HTML-Vorlage bearbeiten“.

6. Verfassen Sie hier Ihren Baustein mithilfe der HTML-Variablen. Kopieren Sie sich die Platzhalter der Variablen. Diese wandeln Sie sozusagen um, in jur|nodes-Variablen.

Die HTML-Variable
{{Selektierter.Briefanrede}}

wandeln Sie bspw. um in die jur|nodes-Word-Variable:

{ jn Selektierter.Briefanrede }

Hier sehen Sie links den Text als HTML-Baustein mit den HTML-Variablen und rechts den gleichen Text in eine Word-Datei übertragen mit jur|nodes-Variablen.

5. DOCX-Baustein speichern

Speichern Sie Ihren neu erstellen Baustein als DOCX-Dokument. Gehen Sie dafür auf „Datei“ > „Speichern unter“ und wählen Sie als Dateityp (.docx)“ aus.

6. DOCX-Baustein hochladen

Laden Sie Ihren neuen Baustein in jur|nodes hoch. Klicken Sie dafür links in der Menüleiste auf „Verwaltung“, dann auf „Dokumente“. Wählen Sie den Reiter „Textbausteine“. Verfahren Sie nun wie folgt:

1. Klicken Sie die Kategorie an, für die Sie den neuen Baustein hinterlegen wollen (oder erstellen Sie eine neue Kategorie).

2. Klicken Sie dann in der mittleren Spalte auf „+ Neu“.

3. Füllen Sie die Zeilen der neu erscheinenden Eingabemaske rechts aus. Beachten Sie, dass Sie bei Typ „DOCX-Baustein“ auswählen müssen.

4. Klicken Sie auf „Speichern“.

5. Nun erscheint eine graue Klickfläche. Mit Doppelklick darauf können Sie nun Ihren neuen Baustein hochladen.

Ihr DOCX-Baustein ist nun in jur|nodes hinterlegt und kann für die Erstellung von Vorlagen genutzt werden. 

7. DOCX-Baustein herunterladen

Um einen vorhandenen Baustein zu bearbeiten oder im Detail aufzurufen, können Sie diesen auch aus jur|nodes herunterladen. Wählen Sie hierfür den entsprechenden DOCX-Baustein an und klicken Sie auf das Download-Symbol „herunterladen“. Es wird dann eine docx-Datei des Bausteins heruntergeladen.

8. Bedingungen und HTML-Variablen

Bedingungen können auch in Word-Modulen (.docx) verwendet werden. Hierbei können alle Variablen aus der HTML-Dokumentenerstellung genutzt werden. Der Vorteil dabei ist, dass Sie die Vorschau aus HTML nutzen können.

Außerdem können HTML-Variablen auch in Briefköpfen verwendet werden.