1. Vorteile der Kommentarfunktion
Um reibungslose Abläufe im Kanzleialltag zu bewältigen, ist nicht nur eine smarte Software an sich wichtig, sondern auch die einheitliche und gewinnbringende Nutzung ihrer Funktionen. Da oft mehrere Personen an der Bearbeitung einer Akte mitwirken, ist zentral, dass die Kommunikation aller eindeutig, klar verständlich, nachvollziehbar und schnell erfolgt. Diesen Anforderungen kommt die Kommentarfunktion in Aufgaben, Wiedervorlagen, Terminen und Fristen nach.
Folgende Besonderheiten kommen hier zum Tragen:
- eindeutiger Kontextbezug von Informationen und Arbeitsanweisungen (zu einem spezifischen Aktenvorgang)
- Chronologie der Kommentare mit Benutzernamen & Datum exakt nachvollziehbar
- Bearbeitungsstand für alle transparent einsehbar
2. Tipps zur Nutzung
Internes Regelwerk besprechen und festhalten:
Am besten klappt die interne Kommunikation über die Kommentarfunktion, wenn Sie innerhalb Ihres Teams besprechen, welche Informationen in welcher Form festgehalten werden sollen. Handelt es sich z.B. um Erläuterungen zu einem Arbeitsschritt, den eine Kollegin zeitnah erledigen soll, dann bietet es sich an, dies nicht nur als Kommentar einzutragen, sondern mit einem Klick das ToDo auch der Person oder Personengruppe zuzuweisen, die den nächsten Schritt in der Aufgabenkette bearbeiten soll. So definieren Sie Ihre internen Workflows, halten diese am besten kurz schriftlich zum Nachvollzug für alle Mitarbeitenden fest und haben einen konkreten Leitfaden zur Hand, wie Sie nun gemeinsam alle Aufgaben zügig und verlustfrei bearbeiten.
Vorlagen für To Dos anlegen:
Für häufig anfallende und wiederkehrende Standard-ToDos können Sie mit jur|nodes Abkürzungen nehmen: Erstellen Sie hierfür einfach einmalig To-Do-Vorlagen, die dann nur noch mit einem Klick ausgewählt werden müssen und schon sämtliche Parameter passend beinhalten. Darüber hinaus können Vorlagen auch noch smarter genutzt werden, nämlich für Automatisierungen! So sparen Sie und Ihre Mitarbeitenden Zeit und können sich gleichzeitig auf eine einheitliche Dokumentation sämtlicher Abläufe in Ihren Akten verlassen.
3. Beispiele aus dem Arbeitsalltag
Zum besseren Verständnis, hier ein paar Beispiele, wie mit der Kommentarfunktion in ToDos zielgerichtet zusammengearbeitet und kommuniziert werden kann und der Bearbeitungsverlauf einer Aufgabe personenunabhängig transparent nachvollzogen werden kann.
Die Kommentare werden chronologisch im Verlauf der jeweiligen Aufgabe inkl. Zeitstempel und Benutzer angezeigt:
Zudem wird der letzte Kommentar einer Aufgabe auch in der Vorschau einer Aufgabe in der To-Do-Liste angezeigt, sodass immer die aktuellste Information ersichtlich ist.
