In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie neue Kontakte (Rechtssubjekte, also juristische und natürliche Personen) anlegen und deren Kontaktinformationen hinterlegen können. Ebenfalls wird erläutert, wie Sie aktenrelevante Objekte (Rechtsobjekte, also Grundstücke, Sachgüter uvm.) anlegen und gruppieren können.
Zur Struktur von Verfahrensrollen, Aktenbeteiligung und Beziehungen von Kontakten und Objekten zueinander, lesen Sie bitte diesen Artikel.
1. Neuen Kontakt erstellen
Es gibt drei Wege, um einen neuen Kontakt zu erstellen:
- In der Kopfzeile unter „Neu“
- Links über den Menüpunkt „Kontakte“ und den Button „+ Neu“
- In einer bestehenden Akte im Aktenbeteiligten-Panel über „+Hinzufügen“
Jeder dieser drei Wege führt Sie zu Eingabemaske, über die Sie einen neuen Kontakt hinzufügen können:
1.1. Reiter „Allgemein“
Hier legen Sie grundlegende Informationen eines Kontakts an: juristische oder natürliche Person, Standard-Briefanrede und Grußformel, Anrede usw. Ausgefüllt könnte die Eingabemaske zum Beispiel so aussehen:
An dieser Stelle kann auch bereits die beA-Safe-ID zum Kontakt dauerhaft gespeichert werden. Klicken Sie dafür auf die Lupe neben der Zeile beA-Safe-ID.
Starten Sie die Adresssuche in der sich öffnenden Suchmaske.
1.2. Reiter „Adressen“
Hier tragen Sie die private und/oder geschäftliche Adresse des Kontakts ein. Bei mehreren Einträgen können Sie eine Adresse als Hauptadresse kennzeichnen. Auf der rechten Seite fügen Sie über das Plus-Symbol Telefon- oder Faxnummern hinzu sowie E-Mail-Adressen.
Hier ein Beispiel:
1.3 Reiter „Bank“
Bankverbindung (IBAN / BIC) von Privat- oder Geschäftskonten des Kontakts können hier hinterlegt werden. Diese Informationen können für Überweisungen oder Zuordnung von Zahlungseingängen verwendet werden.
1.4 Reiter „Sonstiges“
An dieser Stelle können zusätzliche, sekundär relevante Informationen zu einem Kontakt hinterlegt werden. Auf einen großen Teil der hier eingetragenen Informationen kann mithilfe von Variablen bei der Dokumentenerstellung zugegriffen werden. So kann beispielsweise das Geburtsdatum des Mandanten oder Steuernummer eines Unternehmens per Platzhalter ausgelesen werden.
Beispiel des ausgefüllten Reiters:
2. Kontakt-Tags vergeben und bearbeiten
Im Reiter „Sonstiges“ gibt es die Möglichkeit, einen oder mehrere Tags zu vergeben.
Klicken Sie hierfür auf das Stift-Symbol oder wählen Sie im Dropdown-Menü bereits erstellte Tags aus. Tags können an dieser Stelle neu erstellt oder bestehende Tags bearbeitet werden.
Tags dienen der Wiederauffindbarkeit von Kontakten mit spezifischen Eigenschaften oder Merkmalen. Nach Tags kann in der Kontaktliste gefiltert werden (siehe Kapitel 4 in diesem Artikel).
3. Kontakte und Objekte gruppieren
In jur|nodes können Kontakte & Objekte in Gruppen sortiert werden. Rufen Sie hierzu den Reiter “Kontakte & Objekte“ im Reiter Verwaltung auf.
3.1 Gruppe erstellen
Um eine Gruppe zu erstellen klicken Sie auf den Button “Gruppe erstellen“. Anschließend muss ein Name für die Kontaktgruppe vergeben werden.
Es können für Kontaktgruppen explizit datenpoolabhängige und benutzergruppenabhängige Rechte ausgewählt werden.
Durch einen Klick auf “Speichern“ wird die Gruppe in das System übernommen.
3.2 Gruppe bearbeiten
Klicken Sie auf eine der Kontaktgruppen in der Liste. Anschließend können Sie diese im rechten Bereich der Seite anpassen. Durch einen Klick auf “Speichern“ werden die Änderungen übernommen.
4. Kontakte filtern
Klicken Sie in der linken Hauptnavigation auf „Kontakte“. Unter dem Button mit dem Doppelpfeil können Sie erweitere Suchfilter für Ihre Kontakte aufrufen. Es kann gefiltert werden nach:
- Kontakttyp
- Aktenstatus laufend oder abgeschlossen / archiviert
- Geburtsdatum
- Nationalität
- Postleitzahl /Stadt
- Kontaktgruppe bzw. Ordner.
- Verfahrensrolle
- Tags
