In der Software kann eine Liste an sogenannten „Vermittlern“ gepflegt werden. Als Vermittler gelten Kontakte, über deren Empfehlung oder Zutun das entsprechende Mandant in Ihre Kanzlei gelangt ist.
Vermittler können sein:
- Werkstätten oder Autohäuser bei Schadenregulierungsanfragen
- Kolleg*innen, die aufgrund eigener Kollision oder Kapazitätsauslastung ein angetragenes Mandant nicht selbst übernehmen können
- weitere Kooperationspartner, mit denen zur Leadgenerierung kollaboriert wird
1. Vermittlerliste zentral pflegen
Für die Anlage einer Vermittlerliste wird Admin-Zugang zum Bereich „Verwaltung“ benötigt. Navigieren Sie dafür in „Verwaltung“ zum Menüpunkt „Allgemeines“ und den Unterpunkt „Vermittler“.
Klicken Sie auf den grünen „+ Neu“-Button. Es öffnet sich eine Eingabemaske in der Software.
Füllen Sie nun die einzelnen Zeilen aus.
Name des Vermittlers: Geben Sie hier ein, unter welchem Namen oder Kürzel dieser Vermittlerkontakt angezeigt werden soll (z. B. im Dropdown-Menü bei der Aktenerstellung).
Team: Hier können Sie optional auswählen, welche Teams potenziell Mandate, die über diesen Vermittler an Sie herangetragen wurden, bearbeiten dürfen. Diese Information ist dann besonders relevant, wenn Sie auch die automatische Aktenverteilung nutzen.
Aktenverantwortliche: Tragen Sie hier – optional – ein, welchem oder welchen Aktenverantwortlichen eine Akten zugeordnet werden soll, wenn dieser Vermittler bei er Aktenerstellung ausgewählt wurde.
Wenn Sie die automatische Aktenverteilung nutzen und in der Zeile darüber Teams ausgewählt haben, brauchen Sie hier nichts eintragen, da in Teams jeweils schon Aktenverantwortliche Personen definiert sind.
Aktenbearbeiter:innen: Tragen Sie hier – optional – ein, welchem oder welchen Aktenbearbeiterinnen eine Akten zugeordnet werden soll, wenn dieser Vermittler bei er Aktenerstellung ausgewählt wurde.
Wenn Sie die automatische Aktenverteilung nutzen und in der Zeile darüber Teams ausgewählt haben, brauchen Sie hier nichts eintragen, da in Teams jeweils schon Aktenbearbeitende Personen definiert sind.
Notiz: Hier können Sie – optional – weitere generelle Informationen zu diesem Vermittler eintragen.
Klicken Sie abschließend auf „Speichern“.
2. Vermittlerliste bei Aktenanlage pflegen
Sofern ein Benutzer über die entsprechende Berechtigung der Benutzerrolle (Allgemein – Checkbox)
verfügt, kann die Vermittlerliste auch bei Aktenanlage mit neuen Eintragungen gefüllt werden.
Neben dem Eingabefeld „Vermittelt von“ befindet sich ein Plus-Button, über den ein neuer Vermittlername angelegt werden kann, sofern dieser noch nicht in der Dropdown-Liste vorhanden ist.
Warnung
Über die Aktenanlage kann lediglich der Name des Vermittlers angelegt werden. Dieser erscheint dann auch in der zentralen Vermittlerliste (siehe Kapitel 1); sämtliche zusätzliche Informationen, wie Team-Zuordnung usw. müssen jedoch danach im Bereich Verwaltung über die zentrale Liste konfiguriert werden.
3. Vorteile der Vermittlerliste
Die Pflege einer zentralen Vermittlerliste hat insbesondere zwei Vorteile.
3.1. Vermittler bei automatischer Aktenverteilung berücksichtigen
Im Zuge der Konfiguration der automatischen Aktenverteilung kann die Auswahl eines bestimmten Vermittlers als Trigger genutzt werden, der auslöst, welchem Team und oder welchem Verfahrensschema und Datenpool eine neue Akte zugeordnet werden soll.
Mehr zum Thema automatische Aktenverteilung, lesen Sie hier.
3.2. Aktenliste nach Vermittler filtern
Zudem kann die Spalte „Vermittler“ in der Aktenübersicht angezeigt werden. Rein alltagspraktisch kann dies zum Beispiel dabei helfen, wenn entschieden wird, welche Mitarbeitenden (Teams) auf Weihnachts- oder Glückwunschkarten für bestimmte Vermittler (Geschäftspartner) unterschreiben sollen, da über die Aktenliste sowohl nach der Spalte der Vermittler als auch der Teams gefiltert werden kann.
In der Akte selbst kann man den Vermittler mit der Aktenbearbeitung wieder ändern. Siehe Artikel Akten anlegen und bearbeiten – jur|nodes Wissensdatenbank Punkt 2.