jur|nodes unterstützt Sie bereits bei der Aktenanlage bei der Kollisionsprüfung zur Einhaltung des „Verbots widerstreitender Interessen“ nach §43a IV BRAO.
Die Kollisionsprüfung dient dazu, dass Akten nicht versehentlich doppelt angelegt werden.
1. Varianten der Kollisionsprüfung
Es gibt in jur|nodes zwei Möglichkeiten der Abfrage der Kollisionsprüfung:
- Erzwungene Kollisionsprüfung mit Kontrollfeld der Durchführung
- Hinweis-Text auf Durchführung der Kollisionsprüfung
Im Folgenden werden die Unterschiede der beiden Varianten erläutert:
2. Kollisionsprüfung als Hinweis
Wenn Sie die Kollisionsprüfung über Ihre Einstellung im Verwaltungsbereich nicht erzwingen, so erscheint bei der Aktenanlage lediglich ein Hinweis, dass bitte eine Kollisionsprüfung durchzuführen ist.
3. Erzwungene Kollisionsprüfung
Wenn Sie eine neue Akte anlegen, werden Sie im ersten Dialogfenster zur Aktenanlage nach der durchgeführten Kollisionsprüfung gefragt. Um mit der Aktenanlage fortzufahren müssen Sie den Haken für „Kollisionsprüfung durchgeführt“ im Auswahlfeld setzen. Zuvor müssen Sie die Kollisionsprüfung jedoch händisch vornehmen. jur|nodes führt keine automatische Kollisionsprüfung durch! Einfach nur das Häkchen in der Checkbox anzuklicken, erfüllt die Anforderung hier also noch nicht.
3.1 Durchführung der Kollisionsprüfung
Für die Durchführung der Kollisionsprüfung klicken Sie auf das verlinkte Element „Kollisionsprüfung“ in blauer Schrift.
Es öffnet sich ein neues Fenster, in welchem Sie die Möglichkeit haben Ihre bereits angelegten Akten anhand der Merkmale Datenpool, Kurz-Rubrum, Status, Beteiligter und Betreffs zu überprüfen.
Achten Sie auf folgende Eigenschaften, um sicherzugehen, dass die Prüfung sämtliche Informationen abgleicht:
- Wählen Sie im Dropdown alle verfügbaren Datenpools zur Suche aus.
- Wählen Sie alle verfügbaren Status-Ansichten aus.
- Setzen Sie auch das Häckchen bei „Auch gelöschte“, wenn Sie nach dem Namen von Beteiligten suchen.
3.2 Erfolgreiche Kollisionsprüfung (ohne Überschneidung)
Die Kollisionsprüfung ist erfolgreich, wenn keine Übereinstimmung zu bestehenden Inhalten gefunden werden konnte und „Keine Akten gefunden“ angezeigt wird. Sie können das Dialogfenster nun schließen.
Nun können Sie guten Gewissens das Häckchen bei „Kollisionsprüfung durchgeführt“ setzen und die neue Akte anlegen.
4. Einstellung der Erzwingung der Kollisionsprüfung
Damit alle Ihre Mitarbeitenden wie unter Kapitel 3. verfahren können, muss in den Konfigurationen von einer Person mit Admin-Rechten die erzwungene Kollisionsprüfung einmal initial eingestellt werden.
Navigieren Sie hierzu in den Verwaltungsbereich. Klicken Sie dann auf „Allgemein“. Wählen Sie den Reiter „Sonstiges“ aus. Setzen Sie das Häkchen bei „Kollisionsprüfung erzwingen“ und speichern Sie ab.
Diese Einstellung gilt dann ab sofort für die Erstellung neuer Akten und muss von allen Benutzern, egal welche Benutzerrolle, durchgeführt werden.
