1. Neuerstellung einer Urkunde
Um eine Urkunde zu einer bestehenden Akte hinzuzufügen, klicken Sie im Aktenbeteiligten-Panel der Akte auf den grünen Button „+ Hinzufügen“. Wählen Sie dann unter „Aktenbeziehung“ den Unterpunkt „Urkunde“ aus.
Klicken Sie im nächsten Schritt auf das grüne Plus-Symbol rechts im Fenster:
Es öffnet sich die folgende Maske, in der Sie alle Informationen zur neuen Urkunde eintragen können:
Zuerst wählen Sie das entsprechende Notariat aus. Mit dem Schieber können Sie entscheiden, ob es sich bei der anzulegenden Urkunde um eine vorläufige Urkunde handelt soll (Standardeinstellung) oder Sie können direkt eine (fortlaufende) Urkundenrollen-Nummer vergeben.
Auch das (vorläufige) Datum tragen Sie ein und entscheiden , ob an dieser Urkunde ggf. ein Notarvertreter beteiligt ist. Aktivieren Sie das Häkchen bei „Notarvertreter“ und wählen diesen aus den Kontaktdaten aus.
Unter den Begriff „Urkundsperson“ ist die beurkundende Person (also der Notar/Notarvertreter) zu verstehen. Die Amtstätigkeits-ID zieht sich das Programm aus den in der Verwaltung hinterlegten Daten.
Außerdem können Sie zur Urkunde weitere Anmerkungen speichern:
Nach dem Punkt Ort, welcher den Beurkundungsort zur Urkunde speichert, finden Sie eine ausgiebige Liste der Gegenstände der Beurkundung zur Auswahl:
1.1. Geschäftsart auswählen
Unter „Art des Geschäfts“ wählen Sie sodann aus zwischen:
- (sonstige) Beurkundungen und Beschlüsse
Hierunter fallen alle (großen) Beurkundungen und Beschlüsse wie z.B. Grundstückskaufverträge, Erb- und Übertragungsverträge etc. - Begl. von Unterschriften, Handzeichen oder qeS mit Anfertigung eines Urkundenentwurfs
Hierunter fallen alle Art von Beglaubigungen mit der zusätzlichen Anfertigung einer Urkunde durch das Notariat - Begl. von Unterschriften, Handzeichen oder qeS ohne Anfertigung eines Urkundenentwurfs
Hierunter fallen alle Art von Beglaubigungen ohne die zusätzliche Anfertigung einer Urkunde durch das Notariat, also reine Unterschriftsbeglaubigen auf von den Beteiligten mitgebrachten Dokumenten - Bescheinigungen des Notars
Hierunter fallen alle Tatsachenbescheinigungen, die durch einen Notar ausgestellt werden können. - Verfügungen von Todes wegen
Hierunter alle Art von Beurkundungen zu dem entsprechenden Thema, wie z.B. Testamente, Erbscheinsverträge etc. - Vermittlungen v. Auseinandersetzungen/Beurkundungen u. Beschlüssen nach SachenRBerG
Hierunter fallen die Vermittlungen zu Geschäften nach dem Sachenrechtsbereinigungsgesetz, wie z.B. Bestellung von Dienstbarkeiten oder Umwandlung von alten Erbbaurechten nach SachenRBerG
2. Beteiligte zur Urkunde anlegen
Unter dem zweiten Reiter „Beteiligte“ tragen Sie alle Personen und/oder Organisationen ein, die an der Urkunde beteiligt sind.
Und Sie können hier auch die entsprechenden Vertreterrollen angegeben, bspw. ob die Person/Organisation Vertreter/Vertreterin und/oder Vertretene/Vertretener ist.
3. Dokumente/Entwürfe zur Urkunde speichern
Im Bereich Dokumente können dann die physischen Dateien hochgeladen werden, die zu der Urkunde gehören.
Klicken Sie auf „Speichern“ und in der Akte im Aktenbeteiligtenpanel sehen Sie dann die angehängte Urkunde und deren Beziehungen; dies sowohl bei einer vorläufigen Urkunde als auch nach Abschluss des Geschäfts mit der vergebenen UR-Nummer.
