Spezifische Eigenschaften von Aktenbeteiligten, werden über Markierungen vermerkt. Diese besonderen Markierungen dienen dazu, der Software zentrale Informationen zum jeweiligen Mandat bereitzustellen, die Sie an vielen anderen Stellen funktional verwenden und einbauen können.
1. Welche Markierungen können vergeben werden?
Für Kontakttyp „Gesellschaft, Einzelunternehmer, Behörde, Verein“
- Rechtsanwalt der Gegenseite
- Regulierende Versicherung
- Käufer
- Verkäufer
- Erbe
- Erblasser
Für Kontakttyp „Privatperson“
- Ansprechpartner
- vertreten durch
- Käufer
- Verkäufer
- Erbe
- Erblasser
2. Wie markiere ich einen Aktenbeteiligten?
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den zu markierenden Beteiligten im Aktenbeteiligtenpanel.
2. Klicken Sie auf „Markieren als…“, wählen Sie dann im sich ausklappenden Menü die gewünschte Markierung aus. Es können im Bedarfsfall auch mehrere Markierungen auf einen Aktenbeteiligten gelegt werden.
3. Bei einigen Markierungen öffnet sich ein weiteres Dialogfenster. Hier können die spezifischen Infos zur vorgenommenen Markierung hinterlegt werden.
3. Beispiele der meistgenutzten Markierungen
Kontakt „Vincent Veto“ aus dem „gegnerischen Lager“ wurde als „Rechtsanwalt der Gegenseite“ markiert. Es öffnet sich folgendes Dialogfenster, in dem nun das gegnerische Aktenzeichen eingetragen werden kann.
Die Versicherung „MeineVersicherung GmbH“ wurde als „Reg. Versicherung“ (regulierende Versicherung) markiert. Nun kann in der Eingabemaske das Datum und die Zustimmung der Regulierungszusage sowie die Schadennummer hinterlegt werden.
Hinweis
Markierungen können nach dem Hinzufügen wie normale Beziehungen bearbeitet werden und auch wieder entfernt werden.
4. Welchen Vorteil bietet die Markierung von Beteiligten?
Sowohl für die Übersichtlichkeit der Aktenstruktur, als auch für die Dokumentenerstellung und die Kommunikationskanäle ist die Vergabe dieser Markierungen sinnvoll:
- Die Markierung wird im Aktenbeteiligten-Panel als Untertitel angezeigt.
- Durch die Markierungen werden passende Aktenbeziehungen hergestellt (z. B. zwischen Versicherung und Versicherungsnehmer oder Unternehmen und konkretem Ansprechpartner.
- Beim Versand von E-Mails an den jeweiligen Aktenbeteiligten schlägt die Software direkt die spezifische, hinterlegte Information (gegnerischen Aktenzeichen, Schadennummer) als E-Mail-Betrefftext vor.
- Die in der Markierung hinterlegten Informationen können mithilfe von Platzhaltern in Textbausteine eingebaut und dann automatisch bei der Dokumentenerstellung ausgelesen werden.