Wenn ein Teammitglied ausscheidet oder Sie einen Benutzeraccount aus anderen Gründen löschen wollen, führen Sie mindestens den ersten Schritt unter Kapitel 1 durch. Alle anderen Punkte sind optional und dienen der – wärmstens empfohlenen – dauerhaften Richtigkeit und Übersichtlichkeit Ihrer Serverinformationen.

1. Benutzeraccount löschen

Navigieren Sie zu „Verwaltung“ – „Allgemeines“ – „Kanzlei & Benutzer“, wählen Sie den Reiter „Benutzerverwaltung“ aus. Wählen Sie aus der Liste den zu löschenden Benutzeraccount aus.

Klicken Sie auf den roten Button rechts unten „Löschen“.

Vor dem endgültigen Löschen erscheint ein dazugehörige Systemdialog, mit dem Sie bestehende To-Dos und zukünftige Termine, die auf diesen Benutzeraccount gelegt wurden, auf einen anderen Benutzer übertragen.

Auswirkung:
Der Benutzer kann sich nicht mehr auf Ihren Server einloggen und hat dadurch keinerlei Zugriff auf die Daten und Funktionen Ihres Servers mehr, ganz gleich, ob auf seinem/ihrem Rechner noch das Clientzertifikat hinterlegt ist, oder nicht. Es kann auch keine Web-DAV Verbindung mehr aufgebaut und darüber Serverinhalte eingesehen werden.

2. Berechtigung für E-Mail-Postfächer löschen

Navigieren Sie nun in der Verwaltung zum Menüpunkt „Kommunikation“ und den Unterpunkt „E-Mail“. Klicken Sie auf „Postfächer“. Überprüfen Sie, für welche Postfächer der nun gelöschte Benutzer lese- oder schreibberechtigt war und entfernen Sie die Berechtigung in den jeweiligen Postfächern, indem Sie den Benutzernamen über das weiße X entfernen und dann diese Änderungen unten über den grünen Button speichern.

Auswirkung:
Das angebundene Postfach in jur|nodes ist nun „sauber“ aufgeräumt. Sollten Sie der Person in einem anderen Berechtigungssystem (Microsoft Admin-Bereich, IMAP-Einstellungen des Hosters etc.) die Berechtigungen für das Postfach eingeräumt haben, müssen Sie diese an diesen externen Stellen ebenfalls löschen. Hier geht es nur um die Berechtigung des synchronisierten Postfachs innerhalb von jur|nodes.

3. Benutzer-Mailpostfach löschen

Sollte der gelöschte Benutzer über ein eigenes, synchronisiertes Postfach verfügt haben, können Sie die Synchronisation dieses Postfachs löschen. Klicken Sie dafür auf das betreffende Postfach und betätigen Sie den roten Button „Löschen“.

Auswirkung:
Das Postfach wird nicht mehr zum Server synchronisiert und es wird für keinen bestehenden Benutzer mehr im Bereich „Nachrichten“ angezeigt. Falls das Postfach über einen anderen E-Mail-Client synchronisiert ist, z. B. Outlook, bleibt es an dieser Stelle aktiv. Die Löschung betrifft wieder nur die Synchronisation und Darstellung innerhalb von jur|nodes.

4. Kalenderberechtigungen löschen

Navigieren Sie hierfür zu „Verwaltung“ – „Allgemeines“ – „Kalender“.

Klicken Sie auf den Benutzerkalender des nun gelöschten Benutzers. Treffen Sie die Einstellungen so, dass nur dieser gelöschte Benutzer selbst noch Leserechte für den Kalender besitzt:

Hintergrundinformation:
Der Benutzerkalender auch gelöschter Benutzer wird immer systemseitig bestehen bleiben, da rückwirkend Termine dieses Benutzers zur revisionssicheren Aktenbearbeitung nachvollziehbar bleiben. Wenn Sie die Berechtigungen für den Kalender aber nur noch auf den gelöschten Benutzer selbst stellen, wird kein anderer Benutzer diesen Kalender mehr sehen oder dort Termine eintragen können.

5. Berechtigung beA-Zertifikat löschen

Navigieren Sie zu „Kommunikation“ und den Unterpunkt „beA“.

Klicken Sie in den Reiter „Postfächer“. Entfernen Sie alle vergebenen Berechtigungen im Abschnitt „Zugriffsrechte“ pro Postfach für den gelöschten Benutzer (siehe unten am Beispielbenutzer „Tanja Tester“).

Wählen Sie dafür die Haken in den Checkboxen ab, sodass diese wieder weiß und leer sind. Klicken Sie dann unten auf „Speichern“.

6. Teams aktualisieren

Sollten Sie „Teams“ konfiguriert haben und damit arbeiten, dann passen Sie auch hier die Einstellungen an: Navigieren Sie in den Bereich „Verwaltung“ – „Allgemeines“ – „Kanzlei & Benutzer“ – Reiter „Teams“. Löschen Sie den ausgeschiedenen Benutzer aus den Teams, in denen er aktiv war als Aktenbearbeiter oder Aktenverantwortlichen und speichern Sie die vorgenommene Änderung jeweils ab (Beispiel: Tanja Tester muss gelöscht werden):

7. Berechtigungen für Finanzkonten löschen

Sollte der ausscheidende bzw. gelöschte Benutzer Berechtigungen zur Arbeit mit Finanzen und Finanzkonten innerhalb der Software innegehabt haben, löschen diese auch separat. Navigieren Sie hierfür in der Verwaltung zu „Finanzen“ und dem Unterpunkt „Finanzkonten“. Überprüfen Sie, ob der gelöschte Benutzer in einem oder mehreren der Finanzkonten als berechtigter User auftaucht und löschen Sie die Berechtigungen ggfs. mit Klick auf das rote Papierkorb-Symbol; speichern Sie jede Änderung ab.

8. Lizenz reduzieren

Sollte sich durch das Löschen des Benutzers bzw. Ausscheiden des Mitarbeiters auch die benötigte Lizenzanzahl für Ihren Server ändern, dann geben Sie uns diese Informationen gerne per E-Mail an kunden@pro-nodes.de durch. Die Abrechnung der Lizenzen kann monatlich angepasst werden. Hier eine Muster-Nachricht, die Sie dazu an uns senden können.

Liebes Team,
bitte reduzieren Sie zum [Datum der Gültigkeit] die Anzahl der auf meinem/unserem Server benötigten Lizenzen von [vorherige Lizenzanzahl] auf [neue Lizenzananzahl] und berücksichtigen Sie dies bei der monatlichen Abrechnung, vielen Dank.