In diesem Artikel möchten wir Ihnen den aus unserer Sicht optimalen Weg zur Einbindung von beA-Postfächern und deren Zugriffsmöglichkeiten für die Mitarbeitenden Ihrer Kanzlei darstellen.

Folgendes Szenario hat sich für die Nutzung der beA-Schnittstelle in jur|nodes etabliert:

• Hinterlegung der beA-Postfächer der Berufsträger via beA SmartCard (für QES und Fernsignatur)
• Zusätzlich optional: Hinterlegung von Softwarezertifikaten für die Berufsträger zum automatischen Abruf von beA-Nachrichten alle 15 Min. (insbesondere in kleinen Kanzleien sinnvoll)
• Hinterlegung nur eines Mitarbeiter-Softwarezertifikats, auf dem alle Mitarbeitenden (die es benötigen) freigeschaltet sind.

Die Nutzung von beA-Karten für Mitarbeitende ist aus unserer Sicht obsolet und umständlicher aus folgenden Gründen:

beA Mitarbeiterzertifikat	beA Mitarbeiter-Smartcard
Es wird nur 1 Mitarbeiter-Zertifikat für alle Mitarbeitenden benötigt.	Jeder Mitarbeiter benötigt seine eigene SmartCard und Lesegerät (teurer), obwohl diese nicht zum Signieren benötigt werden.
Es muss pro beA-Postfach nur ein Zertifikat konfiguriert und mit Rechten ausgestattet werden.	Für jeden Mitarbeitenden muss die Berechtigung individuell in der beA-Webanwendung konfiguriert werden (obwohl dies auch in jur|nodes direkt möglich ist).
Es muss nur ein Zertifikat für alle Mitarbeitenden im Bereich Verwaltung in jur|nodes hochgeladen werden.	beA-Postfächer können nicht automatisch abgerufen werden. Der Mitarbeitende muss seine beA-Karte immer bereit haben und aktiv manuell den beA-Posteingang abrufen.
Die Nutzer-Berechtigungen dieses Zertifikats können in jur|nodes direkt gesteuert werden.
Bei Eintritt oder Ausscheiden eines Teammitglieds kann die beA-Berechtigung über jur|nodes angepasst werden.
Sie können innerhalb der Verwaltung eines jeden beA-Postfachs in jur|nodes nachvollziehen, welcher Benutzer welche Berechtigungen für ein beA-Postfach besitzt und diese ggfs. zügig anpassen.

Sie können in jur|nodes direkt folgende Berechtigungen auf Benutzerebene setzen:

• beA Safe IDs suchen
• beA-Nachrichten abrufen
• beA-Nachrichten vorbereiten (Entwurfsstadium vor Signatur und finalem Versand)
• beA-Nachrichten versenden und den Versand überprüfen

In der beA-Webanwendung müssen für die Nutzung des beA in jur|nodes entsprechende Rechte vergeben werden. Welche dies sind und, wie Sie diese hinterlegen, erfahren Sie hier:

1. Login beA-Webanwendung

Melden Sie sich mit Ihrem Anwaltspostfach in der beA-Webanwendung an: https://www.bea-brak.de/bea.

2. Benutzerverwaltung aufrufen

Navigieren Sie zu „Einstellungen“.
Wählen Sie den Menüpunkt „Benutzerverwaltung“.

Klicken Sie rechts auf den dritten Funktionspunkt „Suche“ und wählen Sie dort „Benutzer ohne Postfach“. Es wird dann eine Liste aller derjenigen Benutzer angezeigt, die nicht über ein eigenes Postfach verfügen.
Suchen Sie den Benutzernamen des Mitarbeitenden aus, dessen Berechtigungen Sie nun konfigurieren wollen.

3. Benutzerrolle vergeben

Klicken Sie nun rechts auf „Rechte und Rollen verwalten“.
Vergeben Sie für den Benutzer mindestens die Rolle „Mitarbeiter“, wählen Sie keine Gültigkeitsdaten aus (leer lassen).

4. Benutzerrechte vergeben

Ordnen Sie nun diese neuen Rechte (Pflicht) hinzu:

03 – Nachricht erstellen

05 – Nachricht versenden

06 – Nachricht öffnen

07 – Nachricht exportieren/drucken

08 – Nachricht organisieren

09 – Nachricht in den Papierkorb verschieben

10 – Nachricht löschen

13 – eEBs signieren

14 – eEBs versenden

15 – eEBs zurüclweisen

20 – Postfach- und Nachrichtenjournal verwenden

Wir empfehlen darüber hinaus auch noch diese Rechte zu vergeben (optional):

11 – Nachricht vertraulich öffnen

12 – Nachricht vertraulich exportieren/drucken

16 – eEBs signieren (vertrauliche Nachrichten)

17- eEBs versenden (vertrauliche Nachrichten)

5. Konfiguration speichern und freigeben

Navigieren Sie in der beA-Webanwendung nun auf Einstellungen > Profilverwaltung.

Klicken Sie auf Sicherheits-Token.

Klicken Sie auf Neuen Sicherheits-Token anlegen.

Vergeben Sie einen Namen für den Token, z. B. „jurnodes Tagesdatum“

Klicken Sie im beA-Fenster auf Software-Token aus Datei laden.

Wählen Sie das lokal abgelegte Softwarezertifikat aus und klicken Sie es an.

Geben Sie nun in der Eingabemaske der beA-Webanwendung den erstellten PIN ein und vergeben Sie eine neue PIN ein zum Abspeichern des Zertifikats.

6. beA-Einstellungen in jur|nodes

Sie können die beA-Webanwendung nun verlassen, und in den Bereich „Verwaltung“ – „Kommunikation“ – „beA“ in jur|nodes wechseln, um Ihre Zugänge zu hinterlegen.

beA-Softwarezertifikate hinterlegen:
beA-Softwarezertifikat – jur|nodes Wissensdatenbank

beA-Postfächer hinterlegen:
beA-Postfächer integrieren – jur|nodes Wissensdatenbank