Dokumente können aus Word direkt in die Akte gespeichert werden, wenn das jur|nodes Word-AddIn aktiviert ist. In diesem Artikel erhalten Sie einen Einblick in das schnelle Speichern von Dokumenten in Akten. Im weiteren Verlauf finden Sie außerdem einen Überblick, wie gespeicherte Dokumente bearbeitet werden können.
1.1 Speichern aus Word in die Akte
Klicken Sie zum Speichern von Word-Dokumenten einfach auf den lila-farbenen „Speichern“-Button (Disketten-Symbol).
Es öffnet sich ein neues Fenster, in welchem Sie auswählen können, ob das aktuelle Dokument als Word-Dokument und/oder als .pdf-Datei zur Akte gespeichert werden soll. Bestätigen Sie Ihre Eingabe und schon finden Sie das Dokument im Datei-Panel Ihrer Akte wieder.
Hinweis
Noch schneller können Dokumente über die Tastenkombination Strg+Alt+P im Webbrowser gespeichert werden.
1.2 Ablegen und Speichern per Drag & Drop
Sie können von Ihrem Desktop oder Ihrer lokalen Ordnerstruktur Dokumente per Drag & Drop einfach in das Dateisystem einer Akte im Webbrowser ziehen. Alternativ können Sie die Datei auch in den Dateiordner der jeweiligen Akte über die webDAV-Verbindung ablegen. Die Datei erscheint dann automatisch auch im Dateisystem der Akte in der Webansicht.
2. Speichern und Bearbeiten von Dokumenten in Akten
Um die Dokumentenerstellung in jur|nodes auch ohne Verbindung zum Verwaltungsdienst nutzen zu können, bedient sich jur|nodes der unterschiedlichen Versionierung von Dateien bei der Speicherung von Dokumenten über den Word-internen Speichern-Button vs. den lilafarbenen Speichern-Button im jur|nodes Word-AddIn (siehe oben).
Dadurch entstehen Besonderheiten beim Speichern von Dokumenten, die hier erläutert werden:
2.1 Grundlagen
Wenn Sie eine Word-Datei über die WebDAV-Verbindung (Doppelklick auf die Datei im Windows-Explorer oder Rechtsklick im Webbrowser (siehe Screenshot) öffnen, so können Sie die Datei bearbeiten und mithilfe der Word-Internen-Speicher-Funktion (STRG + S oder das Speichern-Symbol) speichern. Die Datei wird somit in jur|nodes aktualisiert und der aktuelle Stand auf den jur|nodes-Server geladen.
Benutzen Sie hingegen das lilafarbene Speichern-Symbol in der jur|nodes-Dokumentenleiste in Word-AddIn, wird immer eine Kopie des aktuellen Dokuments auf dem jur|nodes-Server gespeichert.
Warnung
Der lilafarbene Speichern-Button ist nicht für das Bearbeiten und nachträgliches Speichern geeignet, da immer eine neue Datei (Kopie) erzeugt wird.
2. Speichern von Dateien in die Akten
Wenn Sie ein neues Dokument über die jur|nodes-Vorlagenerstellung erzeugen, so erstellt Microsoft Word automatisch eine lokale Datei in den temporären Dateien Ihres PCs. Diese temporären Dateien werden jedoch bei jedem Neustart des Programms gelöscht!
Möchten Sie diese erzeugte Datei zu einer Akte speichern, so haben Sie 2 Möglichkeiten:
- Sie nutzen den lilafarbenen-Speichern Button. Auf diesem Weg wird jedoch – wie bereits erläutert – nur eine Kopie der aktuellen Datei gespeichert. Bearbeiten Sie diese Datei im Anschluss weiter und verwenden Sie danach lediglich den Word-Internen-Speicher-Button, so wird nur die Datei in Ihrem temporären Ordner aktualisiert und beim nächsten Word-Start wieder gelöscht. Der letztes Bearbeitungsstand würde verloren gehen!
Hinweis
Daher sichern Sie bitte unbedingt in diesem Fall den aktuellen Stand des Dokumentes auf dem jur|nodes-Server mit Hilfe des lilafarbenen Speicherbuttons im Word-AddIn, um keine Daten zu verlieren!
- Dies können Sie umgehen, indem Sie ein Dokument nach der Erstellung manuell über die WebDAV-Verbindung speichern. Hierzu verwenden Sie die „Datei“ > „Speichern unter“-Funktion von Word und wählen den entsprechenden Aktenordner im Netzlaufwerk J: aus. Somit können Sie die Datei weiter bearbeiten und jedes mal, wenn Sie die Word-Interne-Speicherfunktion verwenden, werden die Änderungen auch auf den jur|nodes-Server übertragen.