Ein zentraler Bestandteil der Aktenkontoführung sind die sogenannten eigenen und fremden Auslagen. Für eine ordnungsgemäße und transparente Buchhaltung ist es wichtig, den Unterschied zwischen beiden Arten von Auslagen zu verstehen.
1. Was sind eigene Auslagen?
Eigene Auslagen sind Ausgaben, die umsatzsteuerpflichtig sind und von der Kanzlei bzw. dem Anwalt selbst beglichen wurden. Die zugehörige Rechnung oder der Beleg ist dabei auf den Namen der Kanzlei oder des Anwalts ausgestellt. Typische Beispiele sind Zugtickets oder Gebühren für Akteneinsicht, die im eigenen Namen gezahlt wurden und später vom Mandanten erstattet werden sollen.
Die Spalte „eigene Auslagen“ im Aktenkonto zeigt also an, welche Kosten die Kanzlei im Rahmen des Verfahrens selbst getragen hat. Sie muss nicht zwangsläufig auf 0,00 Euro stehen, da nicht alle Auslagen von anderen Verfahrensbeteiligten erstattet werden können.
Hier zwei Beispiele für eigene Auslagen:
2. Was sind fremde Auslagen?
Fremde Auslagen sind sogenannte „durchlaufende Posten“. Dabei handelt es sich um Ausgaben, bei denen der Anwalt lediglich im Auftrag des Mandanten zahlt – nicht auf eigene Rechnung. Ein klassischer Posten hierfür sind z.B. Gerichtskosten, die der Anwalt für den Mandanten auslegt.
Diese Ausgaben gelten nicht als Betriebsausgaben und unterliegen nicht der Umsatzsteuer, da sie im Namen und auf Rechnung des Mandanten erfolgen. Der Betrag wird brutto weitergereicht. Aus diesem Grund muss die Spalte „fremde Auslagen“ am Ende des Verfahrens vollständig auf 0,00 Euro ausgeglichen sein.
Für die Errechnung der Gerichtskosten steht Ihnen in der Zeile des Betrags rechts auch noch ein Gerichtskostenrechner zur Verfügung.
3. Zusammenfassung
Zusammengefasst gilt:
1. Eigene Auslagen werden im eigenen Namen (der Kanzlei oder des Anwalts) bezahlt – die Rechnung ist auf den eigenen Namen ausgestellt.
2. Fremde Auslagen werden im Namen Dritter getätigt – der Rechnungsempfänger ist eine andere Person oder Institution (z. B. der Mandant).
4. Auslagen konfigurieren
Zu den bereits von der Software mitgelieferten Auslagenarten, können Sie auch noch weitere, eigene Auslagentypen konfigurieren. Navigieren Sie hierfür in den Bereich Verwaltung – Rechnungswesen – Rechnungspunkte (Auslagen, RVG …).
