Über jur|nodes haben Sie die Möglichkeit, Anhänge, die Sie per E-Mail oder über unser Mandantenportal versenden, zu verschlüsseln.
Hinweis
Hierbei wird nicht die E-Mail bzw. der Nachrichtenkörper an sich, sondern die daran angehängten Dateien verschlüsselt.
1. Anhang verschlüsseln
- Starten Sie im Dateisystem der Akte und wählen Sie die zu verschlüsselnden Anhänge, die Sie versenden wollen, aus.
- Führen Sie einen Rechtsklick auf die Datei aus und wählen Sie „Postausgang“ – „Neuer Postausgang“.
- Füllen Sie die obligatorischen Felder des Postausgangs in der Eingabemaske aus.
- Vergeben Sie in der Eingabemaske unter „Kennwort“ ein extern geniertes oder selbst erstelltes Kennwort.
- Setzen Sie das Häkchen unter dem Schloss-Symbol an der Datei (oder an mehreren Dateien), die Sie verschlüsseln wollen.
- Verfahren Sie zum Speichern Ihres Entwurfs oder zum direkten Versand, so, wie hier in der Anleitung beschrieben.
2. Kennwort am Kontakt speichern
Wenn Sie möchten, dass jeder Anhang, der an diesen Empfänger gesendet wird, ab sofort verschlüsselt wird, dann können Sie das Kennwort fest am Kontakt abspeichern. Rufen Sie dazu die Kontaktinformation des betreffenden Kontakts auf.
- Setzen Sie das Häkchen in der Checkbox bei „Dateiverschlüsselung“.
- Tragen Sie das Kennwort dort ein.
- Klicken Sie unten auf „Speichern“.
- Bestätigen Sie in der Übersicht des Kontakts Ihre Eintragung nochmals mit „Speichern“.
Ergebnis:
Sobald Sie von nun an über den Postausgangsworkflow diesen Kontakt als Empfänger auswählen, erscheint ein Hinweis zur Dateiverschlüsselung und das hinterlegte Kennwort wird automatisch für den neuen Postausgang eingetragen.
3. Kennwort an Empfänger übermitteln
Der Empfänger der Nachricht, die den verschlüsselten Anhang enthält, muss das von Ihnen vergebene Kennwort erhalten. Bitte teilen Sie dem Empfänger über einen weiteren Kommunikationsweg (vorzugsweise per SMS, per Post oder telefonisch) mit.
Warnung
Versenden Sie das Kennwort aus Sicherheitsgründen niemals in derselben Nachricht, in der Sie auch den verschlüsselten Anhang versenden.
4. Anhang mit Kennwort öffnen
Der Empfänger erhält Ihre Nachricht wie gewohnt, beispielsweise als E-Mail. Sobald der Empfänger den verschlüsselten Anhang öffnen möchte, wird er zur Eingabe des Kennworts aufgefordert:
Sobald das Kennwort korrekt eingegeben wurde, kann die Datei wie gewohnt geöffnet, heruntergeladen und lokal abgespeichert werden.