jur|nodes bietet die Möglichkeit, Office 365 Dokumente in einen freigegebenen Teams-Website Ordner in einem SharePoint auszulagern. Dadurch können Dokumente gleichzeitig von mehreren Benutzern bearbeitet werden, was bei großen Tabellen oder Dokumenten hilfreich sein kann.
Hinweis
Es handelt sich hierbei um eine globale Einstellung. Wenn Sie selten, einzelne Dokumente gemeinsam bearbeiten möchten, empfehlen wir, diese bei Bedarf selbst in den SharePoint zu kopieren und anschließend wieder in jur|nodes zu übertragen.
Falls Sie sich unsicher sind, ob Sie die SharePoint Synchronisation tatsächlich brauchen, beraten wir Sie gerne. Prinzipiell empfehlen wir, den SharePoint einzurichten, wenn:
- Sie regelmäßig an vielen Dokumenten gleichzeitig arbeiten
- Sie keine lokalen Office 365 Produkte installiert haben (Word, Excel, …)
Derzeit ist ein Verwaltungsdienst für MacOS in der Entwicklung. Sobald dieser offiziell released wird, brauchen Sie unter MacOS ebenfalls nicht mehr die SharePoint Anbindung, um mit Office365 Dateien zu arbeiten.
1. SharePoint einrichten
Zunächst muss die Synchronisation zwischen Ihrem SharePoint und Ihrem jur|nodes-Server eingerichtet werden.
1.1. Einrichtung mit vorhandener Teams-Website
Navigieren Sie in jur|nodes in die Verwaltung unter „Office 365 / Exchange“.
Wählen Sie im gezeigten Bereich „Speichern in Microsoft-Teams“ aus:
Im nächsten Fenster können Sie die Microsoft Teams-Website auswählen, in dem die Dokumente freigegeben werden.
Die SharePoint-Integration in jur|nodes ist damit abgeschlossen.
Sollte bei Ihnen dort keine Teams-Website zur Auswahl stehen, müssen Sie dieser erst in Ihrem SharePoint folgen.
1.2. Teams-Website einrichten und folgen
Um die SharePoint-Funktion nutzen zu können, braucht jur|nodes Zugriff auf einen gefolgten Teams-Website Ordner. Führen Sie hierfür diese Schritte aus:
1. Loggen Sie sich dafür bei Microsoft 365 im Browser ein:
Microsoft 365 Login
2. Klicken Sie oben links auf das Menü-Punkte-Symbol und dann auf „SharePoint“:
3. Wählen Sie links unter Websites Ihre Teams-Website aus, welcher Sie folgen möchten. In diesem Beispiel heißt die Seite „Allgemein“:
4. Klicken Sie diese an und danach oben rechts auf den Stern zum Folgen:
5. Wenn Sie keine Seite zur Auswahl zur Verfügung haben, müssen Sie erst eine organisationsweite Website auf der linken Seite über das Plus-Symbol erstellen:
6. Navigieren Sie jetzt in jur|nodes und wiederholen Sie den Ersten Schritt, der oben unter 1. SharePoint einrichten beschrieben ist. Dort sollte nun die gefolgte Website zur Auswahl stehen.
Sollten Sie Probleme beim Einrichten haben, buchen Sie einen Support-Termin, damit wir uns dies gemeinsam anschauen können:
Support Termin buchen
2. Nutzung des SharePoints in jur|nodes
Hinsichtlich der Bearbeitung und Speicherung von über SharePoint geöffneten Dokumenten, ergeben sich minimale Änderungen für Ihren Arbeitsablauf, die Sie im folgenden skizziert finden.
2.1. Dokumente via SharePoint öffnen und bearbeiten
Sie können in einer Akte im Dateien-Panel Rechtsklick auf die Datei, Bearbeiten > „in Office 365“ wählen:
Falls Sie dabei ein Browser Pop-Up erhalten, setzen Sie dort den Haken bei erlauben und es sollte sich Word oder Excel wie gewohnt öffnen. Der Speicherort ist jetzt allerdings die ausgewählte Teams-Website Ihres SharePoints.
2.2. Gleichzeitiges Bearbeiten von Dokumenten
Das orangene Schloss-Symbol an einer im Dateisystem zeigt an, ob dieses Dokument jetzt gerade von einem Benutzer per SharePoint geöffnet ist und bearbeitet wird:
Sollte ein anderer Benutzer versuchen, dieses Dokument ebenfalls zu öffnen, erhält erscheint die Meldung, dass das Dokument momentan bearbeitet wird. Sie können dann über den entsprechenden Button der Bearbeitung beitreten oder diese beenden:
2.3. Bearbeitung beenden und Dokument auschecken
Erst mit Beenden der Bearbeitung wird die neueste Version aus dem SharePoint wieder in jur|nodes hinein kopiert und aus dem SharePoint gelöscht. In Ihrem SharePoint wird im Zuge der Integration automatisch ein Ordner namens „jurnodes“ erzeugt. In diesem sehen Sie Ihre momentan geöffneten Dateien. Wir empfehlen der Bearbeitung eines Dokuments immer aus jur|nodes heraus beizutreten.