Verfahrensschemata oder auch „Verfahrensabläufe“ sind eine zentrale Erstkonfiguration innerhalb der Software. Sie dienen dazu, bei der Anlage neuer Akten direkt eine mandatsspezifische Eingabemaske zu erzeugen, die relevante Stammdaten für die Akte abfragt und für die weitere Nutzung über Platzhaltern in der Dokumentenerstellung uvm. speichert.
1. Aufbau eines Verfahrensschemas
Verfahrensschema stehen im engen Bezug zu „Rechtsgebieten“ und „Akteneigenschaften“. Sie bestehen nämlich aus den jeweils kleinsten, inhaltstragenden Bausteinen: den Akteneigenschaften. Auf einer übergeordneten Ebene werden Verfahrensschema wiederum Rechtsgebieten zugeordnet.
Hier ein Beispiel der Zusammenhänge:
Die in der rechten Spalte angezeigten Felder zur Eintragung der Akteneigenschaften beziehen sich darauf, welches Verfahrensschema ausgewählt ist.
Hier ein weiteres Beispiel:
Das Rechtsgebiet „Verkehrssachen“ bleibt gleich, aber nun wurde das Schema „Ordnungswidrigkeit“ ausgewählt:
2. Verfahrensschema anlegen
Um ein neues Verfahrensschema zu erstellen, navigieren Sie in die „Verwaltung“ und zum Menüpunkt „Schemas & Abläufe“.
In der links angezeigten Liste, können Sie bereits bestehende Verfahrensschemata ändern. Mit dem grünen „+ Neu“-Button können Sie ein neues Schema erstellen. Es öffnen sich weitere Bearbeitungsmasken dann im rechten Bildschirmteil:
- Einstellungen Allgemein
Vergeben Sie im nächsten Schritt einen Namen für das Verfahrensschema. Geben Sie an, zu welchen Rechtsgebieten dieses neue Verfahrensschema zugeordnet werden soll. - Einstellungen Eigenschaften:
Wechseln Sie in den Reiter „Eigenschaften“. Fügen Sie aus dem untenstehenden Drop-Down-Menü diejenigen Akteneigenschaften hinzu, die Sie dem Verfahrensschema zugrunde legen wollen, indem Sie die Auswahl mit dem kleinen +-Button rechts jeweils bestätigen. - Sie können optional den Akteneigenschaften noch die Markierung „als Hauptbetreff verwenden“ oder „Wichtig“ beifügen.
- Bestätigen Sie Ihre Konfiguration final, indem Sie den „Schema speichern“-Button und „Änderungen auf alle Akten anwenden“ klicken.
Ihr neues Verfahrensschema ist nun direkt zur Auswahl bei der Aktenanlage verfügbar.