Funktionen und Aufbau des Moduls

Für Fristen, Termine, Aufgaben und Wiedervorlagen können Vorlagen konfiguriert werden. Dafür navigieren Sie mit Ihrem Administratoren-Account in den Bereich Verwaltung -> ToDo.

Sie sehen nun einen Bereich mit drei Reitern:

• Gruppen
• Vorlagen
• Ordner

In allen drei Reitern können Sie unterschiedliche Eigenschaften für eine Aufgabenvorlage konfigurieren, die ineinandergreifen und aufeinander aufbauen. Hier zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie am besten verfahren, um passende Aufgaben-Vorlagen für Ihren Arbeitsalltag zu erstellen.

1. Gruppen für To-Dos

Als Gruppen werden hier inhaltliche Aufgabenbereiche verstanden. Diese Gruppen können zudem mit Prioritäten verknüpft werden. Die Priorisierung gibt die Reihenfolge an, in der die jeweiligen Einträge der Gruppen in den To-Do-Listen der Benutzer sortiert werden.

1.1 Gruppen erstellen

Klicken Sie auf den grünen Button „+ Gruppe erstellen“. Es öffnet sich dann eine Eingabemaske. Sie vergeben einen Titel für die neue Gruppe „Name der Gruppe“, können eine Farbe definieren, mit welcher die Aufgabe dann in der To-Do-Liste der Benutzer markiert wird und eine Priorität zuweisen. Die Priorität definiert, in welcher Reihenfolge To-Dos später in der Liste der Benutzer angezeigt werden.

1.2 Gruppen ändern

Sie können auch bereits definierte Gruppen nachträglich ändern und löschen. Für einen optimalen, langfristigen Workflow, empfehlen wir jedoch, zur Ersteinrichtung Ihrer jur|nodes Software einmal Gruppen für To-Dos zu definieren und die Verwendung dieser Gruppen dann konsequent beizubehalten. Wenn Sie Unterstützung dabei benötigen, die passende To-Do-Struktur für Ihre Arbeitsabläufe zu definieren, buchen Sie gerne einen Support-Termin: Wir beraten Sie dabei gerne und eruieren mit Ihnen, welche Systematik für Ihre Prozesse am besten ist.

2. Ordner für To-Dos

Mit einem Ordner definieren Sie den Empfängerkreis, dem ein To-Do, das aus einer Vorlage erstellt wird, automatisch zugewiesen werden soll. So können Sie beispielsweise eine Aufgabenvorlage erstellen, die von einem Pool an Werkstudierenden bearbeitet werden kann. Diese Benutzer (Werkstudierende) können Sie als Ordner zusammenfassen, den sie dann wiederum als Empfängergruppe für eine bestimmte Aufgabenvorlage festlegen können. Zudem definieren Ordner das Rechtemanagement für ein Todo: So kann festgelegt werden, welche Benutzer, die Teil des Empfänger-Ordners sind, Zugriffsrechte auf das To-Do haben, z. B. nur Ansicht, oder auch das Recht zur Bearbeitung.

3. Vorlagen für To-Dos

Über den mittleren Reiter können Sie Vorlagen für alle To-Do-Typen (Aufgaben, Fristen, Wiedervorlagen) erstellen. Wir empfehlen, dass Sie zuvor bereits Ordner (Adressatenkreis) und Gruppen (inhaltliche Kategorien) definiert haben.

3.1 Aufgaben-Vorlagen erstellen

1. Hier können Sie einen Namen bzw. Titel für die Vorlage vergeben, z. B. „Follow-up Call Mandantin“.
2. Hier wählen Sie den To-Do-Typ aus: Aufgabe, Frist oder Wiedervorlage.
3. An dieser Stelle können Sie die Vorlage einer inhaltlichen Kategorie (Gruppe) zuweisen. Voraussetzung ist, dass Sie bereits Gruppen für To-Dos definiert haben.
4. Hier können Sie definieren, welchem Adressatenkreis oder welcher Einzelperson ein aus dieser Vorlage erstelltes To-Do automatisch zugeordnet wird, z. B. Ordner „Werkstudis“. Es gibt auch standardisierte, vordefinierte Ordner, die Sie auswählen können, z. B. „letzter Benutzer“.
5. Optional können Sie hier Deadlines für Aufgaben oder Fristen definieren. Diese hier eingestellt Standard-Zeit kann später vom To-Do-Bearbeitenden nach Bedarf überschrieben werden.
6. Mit der Checkbox können Sie definieren, ob eine Vorlage für den Posteingangsworkflow genutzt werden darf.
7. Im Kommentarfeld können Sie weitere Informationen für die To-Do-Bearbeitenden mitgeben, die automatisch in jedem To-Do angezeigt werden, das aus der Vorlage erstellt wird.

3.2 Beispiele für Aufgaben-Vorlagen

Klassische Aufgaben-Vorlagen könnten zum Beispiel so aussehen: