In diesem Artikel erfahren Sie, über welche Wege und wie genau Sie Dokumente und Vorlagen für Dokumente in bzw. für die Verwendung in jur|nodes anlegen können.
1. Einführung zu wichtigen Begriffen
Zum Start ist es hilfreich, sich kurz zu vergegenwärtigen, welche Begriffe für den Themenkomplex „Dokumentenerstellung“ in jur|nodes relevant sind. Diese drei Begriffe sind hierbei wichtig: Briefkopf, Bausteine und Vorlagen. Diese drei Punkte bilden im Zusammenspiel die Grundlage für die finale Dokumentenerstellung.
Hier finden Sie eine Erläuterung der wichtigsten Begriffe in 2 Minuten:
1.1 Was genau ist der „Briefkopf“?
Der Briefkopf dient als formale Visitenkarte am Anfang eines Schreibens, die grundlegende Informationen über den Absender bereitstellt. Er findet sich typischerweise im oberen Bereich der ersten Seite eines Briefes und umfasst wesentliche Angaben wie den Namen und die Adresse des Absenders, in diesem Fall: Ihrer Kanzlei. Zusätzlich kann der Briefkopf auch ein Logo in Form einer Bilddatei enthalten, welches den professionellen Charakter des Schreibens unterstreicht und zur Wiedererkennung beiträgt. Darüber hinaus sind Kontaktinformationen wie Telefonnummer, E-Mail-Adresse und gegebenenfalls die Website des Absenders Teil des Briefkopfes. Zudem kann der „Briefkopf“ auch festplatzierte Informationen im Bereich der Fußzeile enthalten, beispielsweise Bankinformationen, Steuernummer oder Seitenzahl. Hier erfahren Sie, wie Sie Briefköpfe erstellen und bearbeiten können.
Hier ein Beispiel für die Elemente eines Briefkopfs in Kopfzeile, Seitenleiste und Fußzeile.
1.2 Was genau sind „Bausteine“ in jur|nodes?
„Bausteine“ sind Textpassagen oder Absätze, aus denen Sie Vorlagen für bestimmte Dokumententypen erstellen können. Hier ein Beispiel für ein Dokument, das aus Briefkopf und weiteren Bausteinen besteht.
Sie sehen, dass die einzelnen Bausteine unterschiedlich farbig umrandet sind. Das hat den Hintergrund, dass es sich um verschiedene Bausteine handelt. Mehr zu den unterschiedlichen Typen von Bausteinen, erfahren Sie in den Folgeartikel, die unten gelistet sind.
Hier vorab eine kurze Farblegende:
schwarz = Teile des Briefkopfs
blau = HTML-Bausteine
orange = DOCX-Bausteine
grün = jur|nodes-Bausteine
1.3 Was genau sind „Vorlagen“ in jur|nodes?
Unter „Vorlagen“ verstehen wir Templates, aus denen Sie finale Dokumente erstellen können. Oben sehen Sie zum Beispiel ein finales Dokument, das auf einer „Rechnungsvorlage“ erstellt wurde: Eine Rechnungsvorlage enthält zunächst den Briefkopf als Grundgerüst, wird dann mit passenden Bausteinen befüllt, die wiederum per Platzhalter die adressatenspezifischen Details aus jur|nodes einfüllen.
In folgender vereinfachter Übersicht sehen Sie die unterschiedlichen Elemente einer Vorlage:
1.4 Was genau sind „Dokumente“ in jur|nodes?
Als Dokument verstehen wir digitale Dateien (Word, PDF o. Ä.), die inhaltlich finalisiert sind, also beispielsweise eine versandfertige Rechnung an einen Mandanten: Das Dokument liegt optisch in einem definierten Rechnungslayout vor, enthält Ihren individuellen Briefkopf alle korrekten und zum Mandanten gehörenden Informationen und Daten. Dokumente sind also das fertige Endprodukt, das Sie aus einer zuvor angelegten Vorlage generiert haben.
2. Übersicht hilfreicher Folgeartikel
Hier sehen Sie eine Auswahl der Anleitungen, an denen Sie sich chronologisch orientieren können. Bitte beachten Sie, dass unterschiedliche Anleitungen greifen, je nachdem, mit welchem Betriebssystem Sie arbeiten.