Hier erfahren Sie, wie und wo Sie in jur|nodes neue Aufgaben erstellen können. Außerdem bekommen Sie einen Überblick, wo sich Ihre offenen Aufgaben befinden und wie Sie diese erledigen können. Eine Einführung in das Thema „Aufgaben-, Fristen- und Terminmanagement“ bei jur|nodes erhalten Sie hier.

1. Wo kann ich neue Aufgaben erstellen?

Sie haben an verschiedenen Stellen in Ihrer jur|nodes-Ansicht die Möglichkeit, neue Aufgaben zu erstellen. Somit können Sie genau dann auf die Aufgabenerstellung zugreifen, wenn Sie sie brauchen.

1.1 Zugriffsoption: Globales Header-Menü

1. Klicken Sie auf den Navigations-Punkt „Neu“.
2. Wählen Sie aus dem sich öffnenden Drop-Down-Menü das Feld „Aufgabe“ aus.
3. Es öffnet sich ein neues Fenster „Aufgabe“.

1.2 Zugriffsoption: Aufgaben-Panel in der Akte

Eine weitere Variante, Aufgaben zu erstellen erhalten Sie über die Aktenansicht. Navigieren Sie sich dafür in eine Akte klicken Sie im entsprechenden Panel auf „Hinzufügen“ –> „Neue Aufgabe“. Auch hier öffnet sich das Fenster, um eine Aufgabe zu erstellen.

2. Wie kann ich eine neue Aufgabe bearbeiten?

1. Sie können optional eine „Vorlage“ auswählen, anhand derer sich der Betreff der Aufgabe automatisch generiert: Aufgabenvorlagen erstellen
2. Alternativ starten Sie mit dem „Betreff“ der Aufgabe
3. Wählen Sie die Akte aus, zu der die Aufgabe erstellt werden soll
4. Anhand der vordefinierten „Aufgabengruppen“ lassen sich die Aufgaben clustern. Sie können im „Verwaltungsbereich“ auch eigene Aufgabengruppen erstellen.
5. Wählen Sie aus der Drop-Down Liste einen oder mehrere „Empfänger“ für Ihre Aufgabe aus. Sie können sich Aufgaben auch selbst zuordnen, indem Sie Ihren User-Namen als Empfänger auswählen. Sie können eine Aufgabe auch Gruppen zuweisen, sofern Sie im Verwaltungsbereich Gruppen für Aufgaben angelegt und die passenden Benutzerberechtigungen für diese Gruppen vergeben haben.
6. Es stehen zudem drei Schnellbefehle zur Verfügung: „Zurück“, „AV“ und „AB“.
   „Zurück“: Die Aufgabe wird an die Person zurückgegeben, die die Aufgabe zuvor bearbeitet bzw. Ihnen zugewiesen hat.
   „AV“: Die Aufgabe wird dem Aktenverantwortlichen automatisch zugeteilt.
   „AB“: Die Aufgabe wird dem Aktenbearbeitenden automatisch zugeteilt.
7. Versehen Sie die Aufgabe mit einem „Fälligkeitsdatum“. Diese wird bei den Vorlagen bereits automatisch eingestellt.
8. Fügen Sie, nach Wunsch, einen „Kommentar“ zu Ihrer Aufgabe hinzu.
9. Im rechten Teil der Aufgabenmaske können Sie bisherige Arbeitsschritte unter „Verlauf“ nachverfolgen.
10. Mit Klick auf eine Option in der der Statusleiste, können Sie die Aufgabe dem Status „Offen“, „In Bearbeitung“ oder „Erledigt“ zuweisen.
11. Bestätigen Sie mit dem „Speichern“-Button oder Klicken Sie auf „Speichern & Neu“, wenn Sie direkt im nächsten Schritt eine weitere Aufgabe erstellen möchten.

3. Wo finde ich meine Aufgaben?

Es gibt in jur|nodes verschiedene Möglichkeiten, sich seine Aufgaben anzeigen zu lassen. Die drei geläufigsten Wege sind diese:

1. Das „To-Do-Liste-Panel“ auf Ihrem persönlichen Dashboard gibt Ihnen einen Überblick über Ihre heute anstehenden und vergangenen Aufgaben.
2. Über den Navigationspunkt „To-Do-Liste“ in der linken Seitenleiste – mit vielfältigen Filteroptionen. Diese Ansicht gibt Ihnen die Möglichkeit, über mehrere Aufgabenordner den Überblick zu behalten. Sie können sich vorab informieren, welche Aufgaben in der Zukunft anliegen oder sich erledigte Aufgaben anzeigen lassen.
3. Sie können Ihre To-Dos auch in der rechten Seitenleiste anzeigen lassen.

4. Wie kann ich meine offenen Aufgaben bearbeiten?

Um eine offene Aufgabe zu bearbeiten, folgen Sie diesen Schritten:

1. Navigieren Sie sich in den Bereich „To-Do-Liste“ (1) über das linke Menü.
2. Wählen Sie mit Hilfe der Filtermöglichkeiten anhand von Empfängern, Gruppen, Datum und Status die gewünschte(n) Aufgabe(n) aus.
3. Selektieren Sie die die passende Aufgabe mit einem Rechtsklick.
4. Sie haben nun die Möglichkeit die Aufgabe:

• Direkt zu „Erledigen“.
• Oder die Aufgabe zu bearbeiten.
• Mehrere Aufgaben auf einmal zu erledigen: Über das Rechtsklick-Menü können auch mehrere To-Do-Einträge zeitgleich erledigt werden. Wählen Sie hierfür mehrere Einträge über die Checkboxen am Zeilenanfang aus oder drücken Sie die SHIFT/STRG/CMD-Taste während Sie mehrere Einträge selektieren. Anschließend können Sie über einen Rechtsklick die Mehrfach-Aktionen ausführen.

Wenn Sie die „Aufgabe bearbeiten“ können Sie beispielsweise die Aufgabe einem anderen Benutzer zuweisen (1) oder auch auf einen anderen Tag (2) verschieben.

5. Wie erstelle ich Gruppenordner für Aufgaben?

Um eine Aufgabe an mehrere Benutzer zu vergeben, damit die Aufgabe nach dem „first come, first serve“-Prinzip abgearbeitet wird, können Sie mehrere Benutzer zu einer Gruppe zusammenfassen.

Sie finden diese Einstellung in der Verwaltung unter „Todo“ und dem Reiter „Ordner“.

Beispiel:
Alle Mitarbeitenden sollen die To-Do-Liste der Anwälte D, O, K und J sehen und nachvollziehen können. Aber nur K und J selbst, sollen Aufgaben, bei denen es um kanzleirelevante Zahlungseingänge geht, bearbeiten und erledigen dürfen. Deshalb erhalten nun die beiden Benutzer, K und J, mit dem Recht „Vollzugriff“ die Möglichkeit zur Bearbeitung. Alle anderen Benutzer können die Aufgabe aber dennoch sehen.