Dieser Artikel soll Ihnen als einleitende Hilfestellung zum Thema Aktenanlage, Aktenlöschung und -archivierung dienen.
1. Akten erzeugen
In jur|nodes können Akten über einen Klick auf den Button „Neu“ → „Akte“ in der Top-Navigation erzeugt werden:
Es öffnet sich das Fenster „Akte Erstellen“:
Im Folgenden werden die einzelnen Bereiche des Fensters erläutert:
Datenpool: In jur|nodes ist eine Akte immer einem Datenpool zugeordnet. An dieser Stelle wählen Sie aus, in welchem Datenpool die Akte erzeugt werden soll. Näheres hierzu finden Sie unter Datenpools erstellen und nutzen.
Aktentyp: An den „Aktentypen“ sind verschiedene Eigenschaften einer Akte gekoppelt. Die übliche Form ist die „Rechtsanwaltsakte“. Der Typ „Sonstige-Akte“ ist beispielsweise für Rechtsabteilungen geeignet.
Aktenzeichen: Bei der Aktenerstellung können Sie entweder ein Aktenzeichen manuell vergeben (Checkbox aktivieren) oder datenpoolabhängig ein Aktenzeichen automatisch generieren lassen. Die Einstellungen hierfür finden Sie ebenfalls in den Datepool-Einstellungen.
Kurzrubrum (Kurz-Bezeichnung): Das Kurzrubrum dient zur Beschreibung der Akte und enthält häufig den Namen des Mandanten und der Gegenseite (bspw. „Müller ./: Fischer“).
Sachgebiet: Beim Sachgebiet werden automatisch nur die Sachgebiete angezeigt, zu denen ein Verfahrensschema existiert (siehe Meilensteine, Verfahrensschemata & Rechtsgebiete). Sie können im Verwaltungsbereich bequem neue Sachgebiete erzeugen und bereits vorhandene, nicht benötigte Sachgebiete löschen.
Verfahrensschema: In jur|nodes wird eine Akte einem sogenannten Verfahrensschema zugeordnet, die im Verwaltungsbereich flexibel konfiguriert werden können. An ein Verfahrensschema sind in jur|nodes verschiedene Eigenschaften (Automatismen, Aktenbetreffs, Meilensteine, …) gekoppelt, das Verfahren relevant sind.
Aktenverantwortliche: Eine Akte muss mindestens einen Aktenverantwortlichen besitzen. Bei Rechtsanwaltsakten ist dies der bearbeitende Rechtsanwalt/die bearbeitende Rechtsanwältin.
Aktenbearbeiter:innen: Zusätzlich zu Aktenverantwortlichen können Aktenbearbeiter:innen angegeben werden, die ebenfalls dieser Akte zugeordnet werden. Dies können in Rechtsanwaltsakten bspw. Mitarbeiter:innen aus dem Sekretariat sein.
Vermittelt von: Das Feld „Vermittelt von“ kann verwendet werden, um einen Vermittler zu dieser Akte zu hinterlegen. Sie können in der Akten-Auswertung dann ganz einfach ermitteln, über welchen Weg wie viele Mandate zustande gekommen sind.
Tags: Tags sind frei konfigurierbare Schlüsselwörter, die zum Finden von ähnlichen Akten oder für Auswertungszwecke bestimmt sind. Sie haben hier die Möglichkeit, die komplette Akte mit einem „Tag“ zu versehen. Nach Akten mit Tags können Sie in der oberen Suchleiste gezielt suchen.
Akteneigenschaften: Die Akteneigenschaften oder „Aktenbetreffs“ sind frei konfigurierbare Eigenschaften, die einem Verfahrensschema zugeordnet werden und die wichtigsten Kenndaten einer Akte repräsentieren sollen. Akteneigenschaften können automatisiert in Word- und in E-Mail-Vorlagen verwendet werden. Näheres hierzu finden Sie hier: Akteneigenschaften.
Honorarsätze: Im Bereich Honorarsätze können Sie zusätzlich zu den global hinterlegten Honorarsätzen aktenspezifische Vergütungssätze hinterlegen.
Prüfung nach GWG: Hier können Sie den Status der Geldwäscheprüfung hinterlegen.
Budget: Hier können Sie ein mit dem Mandanten vereinbartes Budget eintragen, das Sie z. B. in einem Angebot veranschlagt haben. Alle Aktenbearbeiter erhalten einen Hinweis, sobald das Budget (über die Zeiterfassung eingetragenen Tätigkeiten zur Akte) erschöpft ist, damit der Budgetrahmen nicht überschritten wird.
2. Akten ändern
Die meisten Eigenschaften, die während der Aktenanlage eingegeben werden, können auch im Nachgang bearbeitet werden. Klicken Sie hierzu in der Aktenansicht in der Timeline auf den „Stift“-Button:
Aktenzeichen ändern: Sie können auch nachträglich manuell ein Aktenzeichen ändern bzw. überschreiben. Hierbei müssen Sie bitte zuvor eigenständig prüfen, dass das Aktenzeichen, das Sie vergeben möchten, nicht bereits automatisch vergeben wurde, um potenzielle Dopplungen zu unterbinden. Geben Sie zudem den „Jahrgang“ an, dem die Akte zugeordnet werden soll, da ansonsten nach erfolgter AZ-Änderung die Akte im System mit dem heutigen Tagesdatum abgelegt wird.
3. Akten archivieren
Die Archivier-Funktion ist für abgelegte Akten gedacht. Sie können eine Akte ebenfalls über die Timeline archivieren mit Hilfe des „Ordner“-Symbols.
4. Akten ausblenden (löschen)
In jur|nodes können aus Sicherheitsgründen Akten nicht komplett gelöscht werden. Sie können jedoch eine Akte ausblenden, indem Sie in der Timeline auf das „Augen“-Symbol klicken:
Die Akte wird dann nicht mehr in der Aktenliste und Aktensuche angezeigt und kann nur noch mit dem entsprechendem Recht in der Aktensuche gefunden werden.
5. Reaktivieren von Akten
Haben Sie eine Akte archiviert, so können Sie diese auch wieder reaktivieren. Öffnen Sie hierfür die erweiterte Aktensuche und filtern Sie nach dem Status „archiviert“. Somit erhalten Sie einen Überblick über all Ihre archivierten Akten.
Navigieren Sie sich in die Aktenansicht Ihrer archivierten Akte. Im unteren rechten Bereich der Timeline finden Sie nun nur noch noch Felder:
- Akte exportieren
- Akte reaktivieren
Zum Reaktivieren der Akte betätigen Sie den 2. Button und die Akte ist wieder aktiv.