In jur|nodes gibt es eine klare Trennung zwischen Dateien (siehe virtuelles Dateiverzeichnis) und Korrespondenzen. Dieser Artikel soll Ihnen einen Einblick in das Korrespondenzsystem von jur|nodes geben und Ihnen die verschiedenen Vorteile für die Unterscheidung zwischen Dateien und Korrespondenzen erläutern.

1. Einleitung

Die Grundidee ist, dass in der Akte an einer Stelle jegliche Korrespondenz angezeigt und strukturiert durchsuchbar sein soll. Diese Möglichkeit haben Sie im sog. Korrespondenz-Panel, das Bestandteil Ihrer Aktenansicht ist. In diesem Panel wird jede Korrespondenz einem Beteiligten zugeordnet und ein Kurzname vergeben.

Dabei stehen Ihnen folgende Korrespondenz-Wege zur Verfügung:

• E-Mail Nachrichten
• beA-Nachrichten
• Mandantenportal web|nodes
• analoge Post
• Fax
• SMS
• EDA-Nachricht

Im folgenden Abschnitt wird Ihnen erläutert, wie Sie die verschiedenen Kommunikations-Wege im Korrespondenzpanel einfügen können.

2. Eingangs-Korrespondenzen erstellen

Es gibt verschiedene Wege, um Korrespondenzen zu erzeugen. Diese unterscheiden sich insbesondere durch die Art der Kommunikation an sich.

2.1 E-Mails/beA-Nachrichten

Sie können E-Mails und beA-Nachrichten in eine Akte verschieben, indem Sie im Nachrichten-Bereich von jur|nodes einen Rechtsklick auf die jeweilige Nachricht ausführen und dann „Verschieben“ oder „Kopieren“ auswählen. „Verschieben“ verschiebt die komplette Nachricht aus dem Posteingang in die Akte – Ihr Posteingang bleibt aufgeräumt. Die Funktion „Kopieren“ erzeugt eine Kopie der Nachricht im Korrespondenzpanel der Akte während die eigentliche Nachricht auch weiterhin im Posteingang bleibt. Es ist Ihren persönlichen Präferenzen überlassen, welche der beiden Funktionen Sie auswählen.

Um Duplikate zur vermeiden und die Korrespondenz an jeder Stelle übersichtlich und nachvollziehbar zu gestalten, führt die Software eine automatisch Kollisionsprüfung durch. Wurde eine Nachricht bereits aus dem Posteingang zu einer Akte verschoben oder kopiert, erhalten Sie einen Systemhinweis.

Benötigen Sie nun Anhänge einer Nachricht in den Dateien der Akte, können Sie ganz einfach die Korrespondenz in der Akte aufrufen, die Anhänge in einem Vorschaumodus aufrufen und bei Bedarf zusätzlich im Dateisystem abspeichern.

Im Korrespondenz-Panel können Sie Nachrichten jeglicher Art in individuell konfigurierbare Unterordner verschieben, die Ihnen dabei helfen können, gezielt eine Kommunikation schnelle wiederfinden zu können. Zudem können Sie auch nach Nachrichten, die z. B. Anhänge enthalten filtern.

2.2 Posteingang (analoge Post/Sonstige Korrespondenz)

Für analoge Post und andere Korrespondenzen können Sie ebenfalls einen Eintrag erzeugen. Speichern Sie hierzu die eingescannte Post in das virtuelle Dateiverzeichnis von jur|nodes in einen beliebigen Ordner. Hierbei empfehlen sich die „Eigenen Dateien“ des jeweiligen Benutzers. Sie können auch als Standard-Zielordner bei Ihrem Scanner diesen Ordner auswählen und sobald Sie ein Dokument einscannen erscheint es direkt im Webbrowser. Sie können nun eine oder mehrere Dateien auswählen und mit einem Rechtsklick einen „Posteingang Erstellen“.

Über den Posteingangsworkflow kann beispielsweise auch direkt eine Aufgabe für den Bearbeiter einer Akte erzeugt werden.

2.3 Ausgangs-Korrespondenzen erstellen

Wenn Sie eine E-Mail oder eine beA-Nachricht über die Akte versenden und als Speicherort die Akte auswählen, dann wird direkt eine Ausgangs-Korrespondenz in der Akte erzeugt. Das Erstellen von analogen/sonstigen Ausgangs-Korrespondenzen erfolgt über die elektronische Postmappe. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.

3. Drag & Drop für Korrespondenzen

Korrespondenzen können auch per Drag & Drop im Korrespondenz-Panel erzeugt werden. Sie können folgende „Elemente“ in den Korrespondenz-Bereich ziehen:
Dateien aus dem Windows Explorer/mac Finder
Anschließend wird der Dialog „Neuer Posteingang“ geöffnet in dem Sie wie gewohnt weitere Einstellungen für die Korrespondenz vornehmen können.
E-Mails (.eml/.msg) aus dem Windows Explorer/mac Finder
Wird eine Datei aus Outlook, eine .eml oder ein .msg-File per Drag&Drop zu den Korrespondenzen hinzugefügt so wird automatisch eine E-Mail-Korrespondenz erzeugt.
E-Mails aus Outlook-Online
Sollten Sie die Office 365-Integration aktiviert haben, so können Sie E-Mails aus Outlook-Online auch per Drag & Drop in die Korrespondenz verschieben.
Dateien/E-Mails/beA-Nachrichten innerhalb jur|nodes
Sie können nun beA-Nachrichten, E-Mails und Dateien aus jur|nodes in das Korrespondenz-Panel ziehen, um eine Korrespondenz zu erzeugen

4. Vorteile des Korrespondenz-Systems

• Sie finden an einer Stelle jegliche Korrespondenzen (beA-Nachrichten, E-Mails, E-Faxe, analoge Post) der Akte.
• Es werden nicht, für die eigentliche Aktenbearbeitung unwichtige Anhänge, wie beispielsweise Prüfprotokolle einer beA-Nachricht in den Aktendateien gespeichert. Dadurch bleibt es in den Dateien übersichtlich und Sie entscheiden selbst, welche Anhänge einer Nachricht relevant für die Dateien sind. Sie können jederzeit auf die vollständige Korrespondenz zugreifen.
• Einer Korrespondenz wird ein Beteiligter und eine Kurzbezeichnung zugeordnet, sodass Sie sich jegliche Korrespondenz mit einem Beteiligten anzeigen lassen können oder nach einer selbst vergebenen Bezeichnung suchen können (über das Suchfeld im Korrespondenzpanel).
• Da es kein einheitliches Dateiformat für E-Mails, beA-Nachrichten, etc. gibt müssten diese bspw. in eine PDF-Datei konvertiert werden, um sie nur im Dokumenten-Bereich abzuspeichern. In diesem Fall würden Informationen verloren gehen.
• Dateien können bearbeitet werden, Korrespondenzen sollen unveränderbar und rechtssicher jegliche Korrespondenz dokumentieren.
• Es können sehr einfach relevante Anhänge aus einer Korrespondenz in die Aktendateien gespeichert werden, die dann bearbeitet oder weitergeleitet werden können. Die eigentliche Korrespondenz bleibt jedoch unbearbeitet. Eine E-Mail kann auch sehr einfach zum Weiterleiten in bspw. eine PDF-Datei konvertiert werden.